Funktions- und Raumprogramm.

„Wir brauchen auf jeden Fall mehr Fläche.“ – Dieser Satz fällt in vielen Projekten sehr früh. Häufig liegt dazu eine bunte Sammlung von Erwartungen und Einzelwünschen vor: zusätzliche Besprechungsräume, mehr Lager, flexiblere Arbeitsplätze usw.

Was in der Praxis oft fehlt, ist ein strukturiertes Funktions- und Raumprogramm, das klar beschreibt, welche Funktionen ein Gebäude wirklich erfüllen soll, welche Räume dazu notwendig sind und wie sich der Flächenbedarf dazu verhält. Genau hier setzt professionelle Bedarfsplanung an.

In diesem Teil unserer Crashkurs-Reihe zeigen wir, wie Projektteams den Weg vom Wunschzettel zu klaren Funktions- und Flächenanforderungen schaffen – und weshalb Funktions- und Raumprogramm zur verbindlichen Basis für Planung, Kosten und Entscheidungen werden.

Was bedeutet Funktions- und Raumprogramm eigentlich?

Funktionsprogramm und Raumprogramm greifen ineinander, verfolgen jedoch unterschiedliche Perspektiven. Das Funktionsprogramm beschreibt, was ein Gebäude leisten soll, z. B. welche Nutzungen und Abläufe stattfinden, wie die Organisation funktioniert und welche Bereiche dabei eine besondere Rolle spielen. Es macht deutlich, wie der Alltag der Nutzenden aussieht und welche Anforderungen sich daraus für das Gebäude ergeben.

Hilfreich ist es, das Funktionsprogramm als Antwort auf einige Leitfragen zu verstehen:

• Welche Tätigkeiten und Prozesse müssen unterstützt werden?
• Welche Funktionen gehören eng zusammen, welche bleiben bewusst getrennt?
• Welche Bereiche benötigen besondere technische, sicherheitstechnische oder organisatorische Rahmenbedingungen?

Das Raumprogramm setzt an dieser Stelle an und übersetzt die funktionale Sicht in konkrete Räume und Flächen. Es beantwortet Fragen wie diese:

• Welche Raumtypen werden für die definierten Funktionen benötigt?
• Wie groß sollen die jeweiligen Räume sein und in welcher Stückzahl treten sie auf?
• Wie lassen sich Räume zu Funktionsbereichen und Einheiten bündeln?

Die „DBZ Deutsche BauZeitschrift“ bringt diese Zusammenhänge prägnant auf den Punkt:

„Ein Bedarfsplan als Ergebnis einer Bedarfsplanung soll ein Raumprogramm, ein Funktionsprogramm, ein Ausstattungsprogramm sowie eine Standardbeschreibung enthalten.“ (dbz.de)

Damit wird deutlich: Funktionsprogramm und Raumprogramm sind zentrale Bausteine des Bedarfsplans. Sie schaffen Klarheit darüber, welche Funktionen ein Gebäude erfüllt und welche Flächen dafür tatsächlich erforderlich sind.

Wie wirkt ein Funktionsprogramm im Projektalltag?

Die Wirkung eines Funktionsprogramms zeigt sich früh im Projektalltag. In gut strukturierten Projekten sprechen Auftraggebende, Nutzende und Projektteams in Workshops nicht zuerst über einzelne Räume, sondern über Abläufe und Funktionen. Es geht darum, wie ein typischer Tag abläuft, welche Wege kurz sein sollen, wo sensible Bereiche geschützt werden müssen und wie Zusammenarbeit organisiert wird.

Aus diesen Gesprächen entsteht ein funktionales Bild des künftigen Betriebs. Dieses Bild wird im Funktionsprogramm festgehalten. Planungsteams erhalten damit keine lose Sammlung von Ideen, sondern ein strukturiertes Anforderungsprofil, das sie für Varianten, Flächenkonzepte und Planungsentscheidungen nutzen können.

Das Raumprogramm macht diese Zusammenhänge konkret. Über Raumtypen, Flächengrößen und Mengen wird nachvollziehbar, welchen Flächenumfang das Projekt hat und wie sich Änderungen in der Nutzung auf den Flächenbedarf auswirken. Kostengespräche können sich auf belastbare Flächenzahlen stützen, statt nur auf Erfahrungswerte. Entscheidungsgremien erhalten Unterlagen, in denen sich Grundrissvarianten mit Funktions- und Flächenanforderungen verknüpfen lassen.

So entsteht eine durchgehende Linie: von den Zielen der Organisation über das Funktionsprogramm und Raumprogramm bis hin zu Entwurfsvarianten, Kostenberechnungen und Entscheidungen.

Typische Stolpersteine: Vom Wunschzettel zu klaren Anforderungen

Trotz dieses klaren Ansatzes starten viele Projekte mit einem vertrauten Muster. Fachbereiche und Nutzergruppen melden ihre Wünsche: zusätzliche Räume, mehr Fläche, bessere Ausstattung. Schnell entstehen umfangreiche Listen – oft in Tabellenform –, die auf den ersten Blick sehr detailliert wirken.

Bei genauerem Hinsehen zeigt sich jedoch, dass es häufig Wunschzettel sind. Funktionen und Abläufe sind nicht konsequent durchdacht, Funktionsbeziehungen bleiben unklar, und der Zusammenhang zum Budget ist nur bedingt sichtbar. Flächenbedarfe wachsen schrittweise, ohne dass der Nutzen in gleicher Weise konkretisiert wird.

Ein weiterer Stolperstein entsteht, wenn in Gremien vor allem über Grundrisse und Visualisierungen gesprochen wird, das dahinterstehende Funktionsprogramm jedoch kaum thematisiert wird. Diskussionen drehen sich dann um Einzelräume – zu groß, zu klein, zu wenig präsent –, statt die Frage zu stellen, ob das Gesamtkonzept die erforderlichen Funktionen tatsächlich unterstützt.

Professionelle Bedarfsplanung zielt darauf, diese Stolpersteine zu vermeiden. Der Weg führt vom Wunschzettel zu klaren Funktions- und Flächenanforderungen.

Bedarfsplanung nach DIN 18205: Rahmen und Inhalte

Die DIN 18205 „Bedarfsplanung im Bauwesen“ beschreibt Bedarfsplanung als eigenständige, strukturierte Aufgabe vor der eigentlichen Planung. Sie legt fest, wie Anforderungen von Auftraggebenden und Nutzenden ermittelt, geordnet und dokumentiert werden. Im Ergebnis entsteht ein Bedarfsplan, der als abgestimmtes Anforderungsprofil für alle Beteiligten dient.

Kernpunkte sind dabei:

• Klärung von Projektzielen, Rahmenbedingungen und Nutzergruppen
• Ermittlung qualitativer Anforderungen, etwa Funktionen, Abläufe, organisatorische Konzepte
• Ermittlung quantitativer Anforderungen, insbesondere Flächenbedarf und Raumstrukturen
• Zusammenführung dieser Inhalte in einem Bedarfsplan, in dem Funktionsprogramm und Raumprogramm zentrale Bausteine darstellen

Die DIN 18205 versteht Bedarfsplanung als iterativen Prozess. Anforderungen werden zunächst grob formuliert, dann schrittweise konkretisiert und bei Bedarf angepasst, sobald neue Erkenntnisse vorliegen. Entscheidend ist, dass dieser Prozess dokumentiert wird und dass der Bedarfsplan im Projekt aktiv als Referenz genutzt wird – nicht nur als formale Unterlage.

Für Auftraggebende ergibt sich daraus ein Mehrwert: Sie erhalten ein strukturiertes Bild ihres Projekts vor Beginn der eigentlichen Planung. Funktions- und Raumprogramm geben dem Projekt früh eine fachliche Kontur. So lässt sich prüfen, ob Ziele, Flächenbedarf und Budget in einem realistischen Verhältnis zueinanderstehen.

Merkmale einer gut aufgestellten Bedarfsplanung

Eine gut aufgestellte Bedarfsplanung ist vor allem daran zu erkennen, dass Ziele, Nutzergruppen und Rahmenbedingungen verständlich beschrieben sind und von den Beteiligten mitgetragen werden. Das Funktionsprogramm macht deutlich, welche Aufgaben das Gebäude künftig übernehmen soll und wie die Organisation funktioniert, die einzieht. Es bleibt auf der Ebene von Funktionen und Abläufen und verliert sich nicht in Einzelwünschen.

Das Raumprogramm ist aus diesem Funktionsprogramm abgeleitet. Es ordnet Funktionen konkreten Raumtypen, Flächengrößen und Mengen zu, ohne die Zielsetzung aus dem Blick zu verlieren. Flächenanforderungen sind mit Budget- und Terminvorstellungen verknüpft, sodass sichtbar wird, wie unterschiedliche Szenarien auf Kosten und Wirtschaftlichkeit wirken.

Wichtig ist außerdem, dass der Bedarfsplan im Projekt gelebt wird. Er dient als Bezugspunkt in Workshops, als Grundlage für Planungsaufträge und als Maßstab in Gremienentscheidungen. Wenn Funktions- und Raumprogramm diese Rolle einnehmen, entsteht aus einer Vielzahl einzelner Interessen ein gemeinsames, strukturiertes Bild des Projekts.

Wie Projektsteuerung die Bedarfsplanung absichert

Die Bedarfsplanung entsteht meist im Rahmen der Projektentwicklung – Funktions- und Raumprogramm liegen dann bereits mit Beginn der Projektsteuerungsleistungen vor. Projektsteuerung übernimmt typischerweise nicht automatisch die Erstellung dieses Bedarfsplans, sondern stellt sicher, dass er als tragfähige Grundlage für das weitere Projekt genutzt werden kann.

Das AHO Heft Nr. 9, 6. Auflage (Mai 2025), verankert diese Aufgabe im Handlungsbereich B – Qualitäten, konkret in der Grundleistung B1 „Überprüfen der Qualitätsziele und Mitwirken bei Zielanpassungen“. Dort heißt es:

„Die Bedarfsplanung ist sowohl auf Vollständigkeit als auch auf Plausibilität und insbesondere auf Konsistenz der Projektziele zu überprüfen. Der Projektsteuerer fasst die Ergebnisse in einem Prüfbericht zusammen und klärt mit dem Auftraggeber auf dieser Grundlage die weitere Vorgehensweise insbesondere im Hinblick auf etwaigen Bearbeitungsbedarf bis zum Beginn der Planung.“ (AHO Heft 9, 6. Auflage, S. 46f.)

Konkret umfasst der Beitrag der Projektsteuerung damit:

• Prüfung der vorhandenen Bedarfsplanung – einschließlich Funktions- und Raumprogramm – auf Vollständigkeit, Plausibilität und Konsistenz der Projektziele
• Zusammenfassung der Prüfergebnisse in einem nachvollziehbaren Bericht
• Abstimmung mit den Auftraggebenden zu möglichem Bearbeitungsbedarf vor Beginn der Planung
• Dokumentation der Prüfung und Aufbereitung von Entscheidungsvorlagen, auch im Hinblick auf Nachhaltigkeitsziele

Findet die Projektsteuerung bei Arbeitsaufnahme keine Bedarfsplanung vor, hat sie laut AHO die Aufgabe, Auftraggebende darauf hinzuweisen und die weitere Vorgehensweise abzustimmen. Die Erstellung oder Nachholung der Bedarfsplanung kann dann als „Besondere Leistung“ bei der Projektsteuerung beauftragt werden. Alternativ können Auftraggebende hierfür auch andere fachkundige Stellen einbinden, etwa spezialisierte Beratungs- bzw. Planungsbüros, die Nutzerbedarfsprogramme und Raumprogramme erarbeiten.

Damit wird deutlich: Projektsteuerung sichert die Qualität der Bedarfsplanung ab. Sie sorgt dafür, dass Funktions- und Raumprogramm nicht als unverbindlicher Wunschzettel behandelt werden, sondern als geprüfte, dokumentierte Grundlage für Planung, Kosten und Entscheidungen.

Wer sich vertieft mit der aktuellen Fassung des AHO Heft 9 beschäftigen möchte, findet die 6. Auflage im Shop des DVP e. V. (DVP Publikationen).

Kurz und knapp

• Funktionsprogramm und Raumprogramm übersetzen Ziele und Nutzerbedarfe in klare Funktions- und Flächenanforderungen.
• Die DIN 18205 definiert Inhalt und Prozess der Bedarfsplanung, AHO Heft 9 verankert sie im Handlungsbereich B – Qualitäten in der Grundleistung B1 „Überprüfen der Qualitätsziele und Mitwirken bei Zielanpassungen“.
• Ein sauber erarbeitetes Funktions- und Raumprogramm bildet die verlässliche Basis für Planung, Kostenbetrachtung und Entscheidungen.
• Der Weg führt vom Wunschzettel zu klaren Anforderungen, die alle Beteiligten nachvollziehen können.

Sie haben Fragen?

Sie planen ein Bau- oder Immobilienprojekt und möchten Ihre Bedarfsplanung auf ein belastbares Funktions- und Raumprogramm stellen? Wir unterstützen Sie gern, von der Moderation der Nutzerworkshops bis zur Erstellung eines nachvollziehbaren Bedarfsplans.

Kontaktieren Sie uns jederzeit per E-Mail: info@diederichs.eu.